- Ορίζουμε ομάδα εργασίας
- Άτομα από τμήματα του οργανισμού που θα συνεισφέρουν στην όλη μας προσπάθεια
- Ορίζουμε άτομο που θα καθοδηγήσει την ομάδα εργασίας (καλά εκπαιδευμένο στέλεχος μας η/ και εξωτερικός συνεργάτης.
- Εκπαιδεύουμε την ομάδα στις τεχνικές και εργαλεία βελτίωσης των διαδικασιών έτσι που να είναι σε θέση να αναγνωρίζουν και να μετρούν την σπατάλη στις διαδικασίες μας, πως αυτή μπορεί να εξαλειφθεί όπως επίσης με πιο τρόπο οι διαδικασίες μας μπορούν να καταστούν πιο ικανές ως προς το να ικανοποιούν τις απαιτήσεις των πελατών μας.
- Καθορίζουμε πρόγραμμα εργασίας με ευθύνες και χρονοδιαγράμματα και το παρακολουθούμε συστηματικά.
- Άτομα από τμήματα του οργανισμού που θα συνεισφέρουν στην όλη μας προσπάθεια
- Κάνουμε διάγνωση της υφιστάμενης κατάστασης
- Για να αντιληφθούμε τη σημερινή κατάσταση αποτυπώνουμε την υφιστάμενη διαδικασία και παίρνουμε κάποιες μετρήσεις και συλλέγουμε πληροφορίες ως προς την απόδοση και αποτελεσματικότητα της.
- Αξιοποιούμε τις μετρήσεις και άλλες πληροφορίες που συλλέξαμε για να ορίσουμε προτεραιότητες όσον αφορά τις διαδικασίες από τις οποίες θα αρχίσουμε την προσπάθεια βελτίωσης.
- Για να αντιληφθούμε τη σημερινή κατάσταση αποτυπώνουμε την υφιστάμενη διαδικασία και παίρνουμε κάποιες μετρήσεις και συλλέγουμε πληροφορίες ως προς την απόδοση και αποτελεσματικότητα της.
- Εξετάζουμε τις διαδικασίες μας με κριτική προσέγγιση
- Χρησιμοποιώντας τις τεχνικές και εργαλεία για τα οποία διδάχθηκε η ομάδα μας, εντοπίζονται βελτιώσεις που μπορούν να εφαρμοστούν στις διαδικασίες μας.
- Αξιολογούμε διαφορετικές λύσεις, συγκρίνοντας τις με διάφορα κριτήρια όπως δυνατότητα και πιθανότητα επιτυχούς εφαρμογής, ανάλυση κόστους και πλεονεκτημάτων κλπ.
- Χρησιμοποιώντας τις τεχνικές και εργαλεία για τα οποία διδάχθηκε η ομάδα μας, εντοπίζονται βελτιώσεις που μπορούν να εφαρμοστούν στις διαδικασίες μας.
- Καθορίζουμε πρόγραμμα εφαρμογής των βελτιώσεων που επιλέξαμε
- Συνεργαζόμαστε με όλα τα τμήματα/ υπηρεσίες που εμπλέκονται (τεχνολογία, ανθρώπινο δυναμικό, γραφειακοί χώροι κλπ.)
- Στο πρόγραμμα εντάσσουμε και μηχανισμούς ελαχιστοποίησης της αντίστασης στην αλλαγή
- Συνεργαζόμαστε με όλα τα τμήματα/ υπηρεσίες που εμπλέκονται (τεχνολογία, ανθρώπινο δυναμικό, γραφειακοί χώροι κλπ.)
- Αναπτύσσουμε μηχανισμούς για να διατηρήσουμε τις βελτιώσεις που εφαρμόζουμε
Η ανθρώπινη φύση τείνει να πηγαίνει πίσω στα παλιά και γνώριμα. Γι’ αυτό σε οποιαδήποτε εισαγωγή βελτίωσης χρειάζονται μηχανισμοί για διατήρηση της αλλαγής όπως επίσης και για συνεχή αναβάθμιση αφού η αλλαγή και η βελτίωση που προκύπτει ως αποτέλεσμα είναι αναπόφευκτα. Ως εκ τούτου, χρειάζεται να καθορίσουμε με πιο τρόπο θα διασφαλίσουμε ότι οι βελτιώσεις που εφαρμόσαμε θα διατηρηθούν.
Καλή Επιτυχία στις Προσπάθειες σας για Βελτίωση
Μαρία Αχιλλεούδη, Ανώτερος Σύμβουλος Διεύθυνσης Επιχειρήσεων κι Εκπαιδευτής
Παραγωγικότητα, Ποιότητα, Μείωση Κόστους Λειτουργίας
maria.achilleoudes@cytanet.com.cy +35799481137